英語が苦手だからこそ上達させたいプレゼンテーションの構成とポイント

こんにちは、masayaです。

博士課程の審査、新しいポジションや予算の獲得、転職、そしてアカデミアやインダストリーで仕事をしていく上で避けては通れないのがプレゼンテーションではないでしょうか？

特に研究留学や海外の人達と仕事をされる方は、日本語でさえ大変なプレゼンテーションを英語でこなさなければいけません。

アメリカでのポスドクトレーニング中のボスが恐ろしくプレゼンが上手だったので、今日はそのボスから教わった、英語が苦手だからこそ押さえておきたいプレゼンテーションの構成やポイントについてまとめていきます。

1. プレゼンテーションの基本要素

まず前提としてプレゼンテーションは、相手がいて、何かもしくは自分の事を伝えるもしくは理解してもらうためのツールです。特に大事な節目やターニングポイントには必ずと言っていいほどプレゼンテーションを行う機会がやってきます。

そう言ったターニングポイントでのプレゼンテーションは緊張しますけど大事な局面で力を発揮できて、良い結果が伴えば嬉しくない人はいないと思うので、是非良いプレゼンテーションを行いガッツポーズを決めましょう。

英語ではそういった素晴らしいプレゼンテーションは“killer presentation”と言います。

Killer presentationを行うために知っておくこととして、まずプレゼンテーションは主に以下の4つの要素から構成されていることを押さえておきましょう。

1. スライド
2. スピーチ
3. オーディエンス
4. 質疑応答

1. スライド

プレゼンテーションを行う際はPower PointもしくはKeynoteを使うのが現在の主流かと思われますが、どちらにも共通するのがスライドを使って話を進めていくです。

私自身が英語が第二言語であるため、視覚的なスライドを作ることで自分の弱い部分（英語でのスピーチ）をカバーすることよう心がけてきました。スピーチの部分は英語の日本人アクセント、ちょっとした時制の違い、複雑な発音などに影響されてしまう部分です。

しかしスライドに関しては、言語のハンディキャップをほとんど受けない部分なので、上手くスライドを構成し練り上げることができれば、極端な話として聴衆がスピーチを全く聞かなくても理解してもらえます。

以上の点から、英語が苦手分野であるからこそ、”スライド”はプレゼンテーションを構成する要素の中で最も上達させたい要素だと言えると思います。

プレゼンテーションのスライドを視覚的かつインパクトの強いものにするためのポインに関しては、“プレゼンテーションのスライドを視覚的に作り変える5つのポイント”を参考に読んでみて下さい。

 

1-1. プレゼンテーションのTPO

そのプレゼンテーションがいつ(Time)、どこで(Place)、どういった機会(Oppotunity)で行うものなのか？について理解しておくことはスライド作りにおいてとても大切です。

プレゼンテーションの場に関連分野の人が大勢いれば、専門用語を多用しても問題ないですが、多彩なバックグラウンドを持つ人が大勢いるようなプレゼンテーションの場では、より噛み砕いた安易な表現を使う方が好ましいです。

10分未満、15分、60分とプレゼンテーションの時間に合わせてたスライドを作ることを心がけると良いです。目安としては1枚のスライドに対して30−60秒程度が良いです。

1-2. ストーリー(構成)

まず始めにスライドを作る前にざっくりと全体のストーリーを考えます。普段の研究室の進捗報告レベルのプレゼンテーションなら、データが得られた時系列で示していっても問題はないでしょう。

しかしJobのインタビューや学会発表では別に時系列でデータを示そうが示すまいが、プレゼンを見る人には関係ないので、いかにして聴衆の興味を惹きつけるストーリーを盛り込めるかが良いプレゼンテーションのポイントだと考えられます。

このストーリーの部分は1番大事なので、何度でも納得がいくまで手直しする価値があります。特にストーリーを考える上で大事なのが、プレゼンテーションの冒頭で提示した問題に対してどうアプローチして答えもしくは仮説を導いたかです。

1. 何が問題で？
2. どうアプローチして？
3. どう問題に対する答えもしくは仮説が導けたか？

 

一方で、転職の際のプレゼンテーションではアプライしたJobの求めるスキルを全面に推していくストーリーも個人的には有りだと思いますし、上述のようなproblem-solveのストーリーを推していくのも有りだと思います。自分の好みや、周りの同僚の方に是非意見を聞いてみてください。

因みに、ポスドク時代のボスも私も後者のproblem-solveのストーリーの方が好みです。“アメリカ製薬研究職への転職活動 No. 9: On-site Interview Day2”では、ストーリー作りなどのプレゼンテーションのスキルにかなり助けられたと思っています。

具体的なストーリーの作り方に関しては、“4ステップで作る良質なプレゼンテーションのストーリーの作り方”を参考にしてください。

1-3. 1メッセージ/1スライド

1つのスライドには1つのメッセージを込める

ポスドクの時のボスが何度も何度も言っていました。これには同意です。聴衆の人達は大抵の場合、発表者の話を聞くのは初めてのはずです。そんな時にゴリゴリ4つも5つも内容を詰め込まれたら普通の人はフォロー出来ないでしょう。

1枚のスライドにはそのスライドの中の図やモデルで確実に伝えたいメッセージ（結論や仮設）を簡潔に込め、スライドタイトルの文章を考えます。このスライドタイトルはスライド作りで最も大切なので、何度でも納得がいくまで推敲することをお勧めします。

1-4. 文章をできるだけ書かない

出来るだけスッキリと文字を少なめに1枚のスライドに1つのメッセージを入れるようにする事で、視覚的かつシンプルでより良くストーリーを伝えられるはずです。

参考までに、“アメリカから一時帰国した時の日本でのホテル代の節約方法”を例に簡単なスライドを作って比較してみます。

A. 文章だけを使ったスライド

B. 図やラインを使ったスライド

 

どうでしょう？個人の好みにも左右されるかもしれませんが、Bの図やラインを使ったスライドの方が目を引くと思いますし、要点もすっと理解できるのではないでしょうか。少なくとも、Aのスライド一面の文字を追わなくていいので疲れないと思います。

2. スピーチ

2-1. ゆっくり抑揚をつけて話す

先程も言ったように、聴衆の人達は大抵の場合、あなたの話を聞くのは初めてのはずです。ですから、ゆっくりと明快に話すよう心がけてみてください。

もし英語のプレゼンの場合は、自分のアクセントがJapaneseであることを意識して下さい。正直中国やインドに比べると、まだまだ日本人で海外でチャレンジしてる方は少ないので、聴衆の多くはJapanese accentに慣れていないはずです。

外部で話す際は、慣れ親しんだラボでのミーティングで話す以上に発音しづらい音を意識してみるとより良く伝わるはずです。

2-2. ポインターは動かさない

レーザーポインターなどを使うことが出来るプレゼンテーションでは、極力ポインターは動かさないことが大切です。

聴衆は無意識のうちにポインターの先に注目しているものなので、図やモデルの要点を説明する際はポインターを一点に留めておき、聴衆の意識をきっちりとポインターの先に誘導してあげる事が大切です。

参考までに、下のスライドを説明する際のポインターの動きを赤色の線でマークしてみました。

スライドの説明順序

1. 色々な基質(Substarte)があって
2. 基質(Substarte)にユビキチン(UB)という分子が沢山ついて
3. 基質(Substarte)がプロテアソーム(Proteasome)という場所へ運ばれて
4. 基質(Substarte)が分解される

A. ポインターをグルグルさせた場合

B. ポインターを要点に留めた場合

どうでしょう？Aのポインターをグルグルさせてた場合では視点が分散してどこに注目したらいいのかわからない様子がわかるかと思います。一方で、Bのポインターをスピーチに合わせて要点に1, 2, 3, 4と動かしていった方が視点を集中させることができている様子がわかるかと思います。

3. オーディエンス

小さなミーティング、論文審査レベルから大きなカンファレンスレベルまで聴衆はいつもいます。PCの画面やプロジェクターに映し出されているスライドばかりではなく、時々は聴いている人達の方に顔を向ける事を意識してみてください。プレゼンも一種の双方向のコミュニケーションですから。

4. 質疑応答

通常プレゼンテーション後には5-15分くらいの質疑応答の時間があります。良いプレゼンテーションができた場合は多くの質問が出てくるので、その時点でプレゼンテーションはほぼ成功と言えます。

最後まで気を抜かずに、相手の知りたい事を出来るだけ満足させる応対でより良い印象を残す事が大切になってきます。

4-1. 質問の内容が理解できる場合

相手のレベルに合わせて明快に答えるよう心掛けましょう。質問してきた相手が分野外のようならば、出来るだけ専門用語を避けて説明するのが良いと思います。

ベストの答えはいらないですが、ベターの解答を答えるよう心がけるといいと思います。

例) Aについては明確にお答えできませんが、Bのような報告もあるのでCのように推察できます。

4-2. 質問がわからなかった場合

英語でのプレーでは質問がよく聞き取れなかったり、相手の質問がよく分からないこともあると思います。しかし質問がわからない事は決して恥ずかしい事ではないので、相手の質問が分からなければきちんち聞き返す事が大切です。

• 例1) Could you rephrase it?
• 例2)  Could you repeat your question again?

4-3 途中で質問される場合

小さな規模のプレゼンテーションでは発表の途中で質問を受けることもよくあります。そういった場合は(焦る気持ちはわかりますが)全く焦る必要はありません。向こうも知りたくて質問を投げかけているので。

 

5. 合わせて読みたい

プレゼンテーションが重要な理由について

“グローバル社会で生き残るためにプレゼンテーションに力を入れるべき3つの理由”

プレゼンテーションのストーリーの作り方

“４ステップで作る良質なプレゼンテーションのストーリーの作り方”

プレゼンテーションのスライドのポイント

“プレゼンテーションのスライドを視覚的に作り変えるための5つのポイント”

就職活動の面接でのプレゼンテーション(ジョブトーク)のポイント

製薬企業の研究所面接で好印象を残すためのプレゼンテーション

 

まとめ

• スライドを作る前にストーリー（構成）を考える。
• 1メッセージ/1スライドを心掛け、グラフや写真を使いなるべく文章を書かない。
• 特に英語の場合は丁寧に発音し、オーディエンスを意識しながら抑揚をつけて話す
• 質疑応答はbestではなくてもbetterな解答を意識して、質問がわからない時はちゃんと聞き返す。
• 練習、練習、練習

 

後は練習を繰り返すのみです!!

スポーツと同じで、練習で出来ないパフォーマンスは試合 (プレゼンテーションの本番)でも発揮できません。1人での練習はもちろんの事、同僚や誰かの前で練習しましょう。

では実際にどんな練習をすればいいのか？に関するポイントは“本番までにプレゼンテーションをきっちり仕上げるための練習方法”を参考にして下さい。

プレゼンテーションの構成とポイントは、英語のメールを簡潔に作成することにも応用できるので、“英語メールが苦手だから覚えておきた上達のためのポイント”も合わせて読んでみて下さい。

 

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

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