英語メールが苦手だから覚えておきたい上達のためのポイント

こんにちはmasayaです。

海外の仕事相手、共同研究相手、研究留学中でのボスへのレポートなど英語でのメールを作成する時に頭を悩ますことはありませんか？

ポスドク期間中はほぼ毎日ボスとの英語でのeメール(以下、メール)のやりとりをしていて本当に大変でしたが、英語のメールの分かりやすい書き方に関する良いトレーニングになりました。またボスの共同研究先へ送るメールも非常に上手く書けていると感心していて、そこから学ぶことも多くありました。

英語を話すことが苦手だからこそ簡潔なメールを書くことで、会話で伝えきれない点もカバーできるので、英語での簡潔なメールの書き方や今でも気をつけているポイントについてまとめます。

1. 英語メールの構成

英語でのメールも日本語のメールと同じように件名、宛名、本文、結びという構成をとるのが普通です。ただし、慣れ親しんだ相手なら宛名も結びも適当になることが多い印象はあります。

海外の(特に多忙な)方は件名と最初の1文程度しか目を通さないという話を聞いたことがある方も多いかと思います。実際はどうかというと、確かにそういう感覚はないと言えば嘘になるので、件名と本文の冒頭が最も大切である事は間違い無いと思います。

件名は今でも1番難しいと感じています。実際にメールの件名を先に書いて、後で本文を見直した後に書き換えることもよくあります。メールの件名は第１に目に入る部分なので、要件を簡潔に表すようにすることを常に考えておくことが大切だと感じます。

今のマネージャーや昔のボスがよく使っていた覚えておくとちょっと役立つ方法を紹介します。

それは、特に重要な案件に関しては件名の英単語を全て、もしくは部分的に大文字で目立たせる方法です。

例: 推薦状を依頼するメールの件名

小文字のみ使用：inquiry for recommendation letter
大文字も使用：INQUIRY For Recommendation Letter

上の2つを見比べると、少しだけかもしれませんが大文字を入れたほうが目立っていると感じてもらえると幸いです。

他にも重要なドキュメントでサインや何かをしなければならないメールの本文中に『ACTION REQUIRED』などと入れると、受け手側の目に留まりやすくなって行動(Action)をしてもらい損ねる可能性が減ると考えられます。

2. 要点のまとめ方・伝え方

先程メールの件名を簡潔に作ると述べましたが、英語のメールでは要点も簡潔にまとめることが本当に大事だと感じています。

今まで英語環境下で仕事をしてきた中で、分かりやすかったメールの要点のまとめ方について3つ紹介します。

2-1. 本文冒頭に依頼などのaction itemを持ってくる

先程も述べたように、多忙な方達はメールの件名と冒頭を見て重要かそうでないかを判断する事もあります。なので本文冒頭に頼みたい事や大事なデータを添付したので内容を確認してもらいたい事（action item）などを伝えます。

例 :

Could you look through the attached data?

Would you mind doing something for me?

Please find the attached file.

2-2. 箇条書きを有効活用する

プロジェクトの進捗状況、ミーティングのサマリー、データ解析の内容など複数の要点を伝いたい場合も頻繁にあると思います。

そのような場合は、1つの文章にまとめて長々と書くよりも箇条書き形式にして書く事で簡潔にする伝えられる場合があります。

例1: 要点を1文でまとめた場合

Let me send the summary on the project A meeting. The strategy A has been working quite well so far, but a recent report from the competitor indicates our approach could have a potential issue, suggesting that we need to have a brainstorming about our strategies.

例2: 要点を箇条書きでまとめた場合

Here is the project A meeting summary.

The strategy A working quite well so far
A potential issue indicated by the competitor’s report
A brainstorming about our strategies required

上の2つを見比べてみて、上の1文のメールよりも下の箇条書にメールの方が見やすいと感じてくれたら幸いです。

2-3. 相手への感謝の意を忘れない

メールを受け取る側としては感謝されるのとされないのでは、やっぱり感謝の意が含まれている方が嬉しいですよね。

ですので、メールを書くときも相手への感謝の意を忘れないことが大切だと感じています。お互いにとって心地良いコミュニケーションができると仕事が楽しくなるのでいいと思います。

例:

Thank you so much for your time

It would be great if you do an “action item “

I really appreciate if you do an “action item” for me

3. メールを送る際に気をつける事

3-1. 適切な件名になっているか

先程述べたように、メールの件名を見ただけで何の要件かわかるようになっているか？を最後にもう一度チェックします。

メールを転送する際はFYI (For Your Information)と書き添えてあげて、メールの受け取り側にとって有益な情報であることを伝える方法もあります。

3-2. 文章の見直し・誤字脱字のチェック

せっかくのメールも英語の誤字脱字があると読みにくくなったり、最悪伝えたい事が伝わらないこともあります。

送信ボタンを押す前に一息ついて、最初から最後まで目を通して誤字脱字のチェックをします。

ただし必要以上に文法を気にし過ぎる必要はないと思います。それよりも、伝えなければいけない内容に関する言葉や数字の方をケアする事の方が大切だと思います。

3-3. 添付ファイルの確認

添付ファイルをつける場合は可能な限りファイルサイズを小さくすることをお勧めします。受け取り先によっては大きなサイズのダウンロードが難しい場合もあります。

添付ファイルの名前も分かりやすくしておくと、受け取り先の相手や自分自身も後々探すとき楽になります。

日付
内容を表すタイトル
名前(イニシャル)

の3つを含めておくと、後で探す時も簡単に探せます。

例: イニシャルMYの人が2018年8月11日に行った実験Aの3回目の結果のレポート

[良い例]

180811_ExperimentA-3_MY.pptx

[分かりにくい例]

ExpA.pptx

先程と同様に、送信ボタンを押す前に一息ついて、添付ファイルがちゃんと添付されているかをチェックをします。

3-4. メールの宛名と結び

宛名に関しては、初めての相手にメールを送る際は”Dear Name,”とする場合が多いですが、慣れた相手には”Hi Name,”や”Hello,”で全く問題ないと思います。

今の職場では宛名なくそのまま”Name”とメールが始まることもあれば、そのまま本文から始まることもよくあります。

結びに関しても同じ事が言えて、馴染みの相手とのメールでは毎回”Sincerely”や”Best Regards”や”Best”と入れる方が珍しいくらいです。

今のアメリカ人のマネージャーはこの結びによく”Thank you so much for XXX“とXXXに具体的にやってもらって感謝したい事を入れて結びにしているので、これも参考になると思います。

宛名と結びは馴染みのないメールを送る相手の時のみ気をつけておけば全く問題ないと考えて大丈夫だと思います。

3-5. メールの頻度

共同研究やチームで仕事をしたりする場合は、メールを送る頻度も仕事をする上でとても大切だと感じています。

時々相手の進捗を確認したりこちらの進捗をメールで伝える事で、チーム全員が同じ所に立って(on same pageとよく言います)効率良くプロジェクトを進めることにつながります。

まとめ

英語のメールでは件名と冒頭の要点を簡潔に書く
箇条書きを上手く使って要点をまとめる
相手への感謝の意を含めて、お互いに心地良いコミュニケーションを目指す
慣れた相手なら敬称と結びはそんなに気にしなくても大丈夫

英語でのメールは最初は難しく考えがちかもしれませんが、上記のポイントを覚えてメールの数をこなしていくことで英語メールはきっと上達していくと思います。

英語のメールの作成もわかりやすく簡潔に作るということを心がけるという点ではプレゼンテーションに通じるものがあります。“英語が苦手だからこそ上達させたいプレゼンテーションの構成とポイント”も合わせて読んでみてください。

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

参考になった、面白かったと思って頂けたら是非シェアしてください:)

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1. 英語メールの構成