ミーティング・進捗報告を有意義+ボスをハッピーにするための5つのポイント

こんにちは、masayaです。

ダラダラとしたミーティングを削減したり、ミーティング中の参加者の理解度を上げることできれば、限られた時間で実りあるディスカッションが出来たりとミーティングが有意義なものになります。

特にボスに進捗や結果をしっかりと理解してもらいハッピー(満足)になってもらうことは非常に大切です。なぜなら、ボスからの評価は推薦状の良し悪し・就職・転職・年次評価に直接関わってくるからです。

“米国の速い環境に適応するために学んだ作業効率を向上させる 9 ＋α の習慣 “では色々な作業効率を向上させる習慣について紹介しましたが、有意義なミーティングを行うための準備にも気を使っていることが多くあるので、今回は普段のボスとの1:1のミーティングやグループレベルのミーティングで気をつけている『進捗報告などのミーティングを有意義にするために注意しているポイント』についてまとめました。

1. アジェンダの作成

進捗報告・ミーティングへ臨む前に予め、

何について話すのか？
どういう事で困っているのか？
今後どういうプランでいくのか？

など、議論したいことや報告したいこと (アジェンダ) について箇条書きしておくと、実際のミーティングで脱線した内容を議論することを防いだり限られたミーティング時間を気にしながら話し合いを進めていけるといったメリットがあり、ミーティング時間を有意義に使えます。

特に、忙しいボスや気が短い方とミーティングする際は、彼/彼女らはミーティングの冒頭で見せられたレポートの1ページ目やスライドの1枚目をみてどんどん話し始めていき、レポートの後半・スライドの後半まで見ないで議論が進んでいくなんてことはよくあります。

なので、ミーティング冒頭で見せるアジェンダはとても大切な役割を持っていることを理解して、要点が簡潔なアジェンダを準備するよう心がけると良いと思います。

2. 出来るだけ短かい要点にまとめ、細かな部分はバックアップにまとめておく

先ほども述べた要点を簡潔にしたアジェンダの時と同じように、ミーティングの最初の方で話したい優先度の高い項目は出来るだけ短く要点をまとめたものにすると良いです。

パワーポイントを使う形式ならば長々とした細かな部分の話は後ろの方のバックアップのスライドに用意しておき、リクエストがあったときに見せてあげたり答えてあげたりするので十分だと思います。

バックアップに準備していないデータやファイルについても質問されることも頻繁にあるので、普段から自分のPC内のデータやファイルは整理しておくことをお勧めします。

手早く目的にファイル・データをPC内から探すための整理の方法については、“3分以内に目的のファイルを探し出すためのデータ・ファイル整理の3つのポイント”を読んでみて下さい。

3. データに適切なラベルを付ける

パワーポイントなどスライドを使ってデータの報告や説明をしていく時には、データに適切なラベルをつけて、

何について検討したのか？
何について話したいのか？

をはっきりと示すことはとても大切です。

適切なラベルがついていないと、ミーティングの相手がそのデータを理解するまでに時間がかかってしまいますし、最悪ミーティングの内容をロストしてしまうこともあると思います。

例えば、何かのデータをグラフを使って説明しようとする時に、x軸とy軸に適切なラベルがついていないと何について話しているのか分からくなることはよくあります。下の図はかなり極端な例ですが、(A)には(B)で付いているx軸とy軸に適切なラベルがついていないので何について説明しているのかわかりません。

また別の例として、ライフサイエンス系の生化学の実験のデータ (SDS-PAGEやウエスタンブロッティングなど) で色々なバンドを表示するようなデータを説明する場合は、適切なラベルがないと内容や議論を容易にロストしてしまいます。下の図も極端な例にはなりますが、(A)には(B)で付いているはずのSDS-PAGE上のタンパク質のラベルがついていないので何について説明しているのかわかりません。

ここで示した例のように、相手が『これは何か？』と考える時間を節約するだけでも、ミーティングの内容は濃いものになっていきますし、全員が同じ理解に達することで活発な議論にも繋がっていきます。

こういった作業は5分、10分で出来るので、ほんのちょっとの労力が大きな時間の節約・ミーティングの効率化に繋がっていきます。

4. 短期〜中期プランを示す

進捗報告のようなタイプのミーティングで頻繁にボスや同僚から聞かれるのが、『で、次はどうするの？』というプランに関する質問です。

どうせ最初から聞かれると分かっているなら、アジェンダの最後に短期プランもしくは中期プランを明確に示しておくとミーティングがいい感じで締めくくれます。

実際にミーティングのために短期〜中期プランを考えておくことは、やるべき事・やる必要がない事を明確にしてくれる効果があるので作業効率のアップが期待できます。

このあたりの作業効率の向上のための習慣については、“米国の速い環境に適応するために学んだ作業効率を向上させる9+αの習慣”で詳しくまとめてあるので、興味のある方は読んでみて下さい。

5. 優先度を示す

短期プラン・中期プランを示す時に忘れないでやっておきたい事は、プラン内のTo-Do-Listに優先度を付けて一緒に示すことです。

下の例で2通りのプランの出し方を書いてみます。

例①: 箇条書き形式

試料Aの作成
試料Aを使ったBの実験
Cのデータ発表のスライドの作成
フェローシップDのドラフトの作成

例②: 優先順位形式

試料Aの作成
試料Aを使ったBの実験
Cのデータ発表のスライドの作成
フェローシップDのドラフトの作成

全く同じ内容なんですが、数字を付けた方がどの項目の優先度が高いか少しだけより『視覚的』に伝えってくるんじゃないかと思います。

こういった優先度についてボスと同じ考えであることを明示することで、ボスがハッピーになってくれる事が多いと感じているので、是非箇条書き式よりも優先順位式でプランを示してみて下さい。

まとめ

ミーティング前にアジェンダを作成して、ミーティングで話し合う
要点を簡潔に示して、優先度付きの短期〜中期プランを示す
データや結果に適切なラベルをつけて、理解するまでにかかる時間を節約する

ほんのちょっとしたことですが、そんな些細な事で少しでもミーティングが有意義になって、ボスもハッピーになるならやる価値はあるかもなと感じてもらえれば幸いです。

Small change, Big difference

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

参考になった、面白かったと思っていただけたら是非シェアしてくだだい 🙂

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