こんにちは、masayaです。
学会の口頭発表や就職活動の面接の場で5分、7分、10分間などのとても短い発表時間のプレゼンテーションをする機会に直面したことはありませんか？
15分や30分のプレゼンテーションではじっくりと背景内容に触れていく時間がありますが、短い時間のプレゼンテーションでは内容をかなり簡潔に仕上げる必要があります。
準備に必要なスライド枚数が少ない分、一見短いプレゼンテーションの方が簡単そうに感じますが、発表時間が短いなりの難しさがあります。こういった短い時間のプレゼンテーションへしっかりと対応するために、『短い時間のプレゼンテーションでもしっかりとした内容に仕上がるようにするためのポイント』についてまとめました。
1. メッセージを1つに絞る
まず1番最初に考えたいのが、プレゼンテーションで伝えたい『メッセージ』を1つに絞ることです。
発表時間が短い場合には、よっぽどのテクニックがない限り複数のメッセージを練り込んで伝えるのは難しいと思います。
なので、7分や10分などの短時間しかないプレゼンテーションでは、プレゼンで本当に伝えたい話を1つに絞るところから始めると良いです。
もし複数のメッセージで迷っているようなら、一度それらのメッセージをもとにしたスライド構成やストーリーを考えてみた後で最終決定するのも悪い選択ではないと思います。
2. ストーリーをシンプルにする
伝えたいメッセージが決まれば、次はそのメッセージを印象的に伝えるためのストーリーを作ります。
良いストーリーの作り方は、“4ステップで作る良質なプレゼンテーションのストーリーの作り方“で詳しくまとめていますが、
- プレゼンテーションのTPOを考える
- ストーリーの核となる問題とその答えを考える
- 関連する全データの整理と出す順番を考える
- 視覚的なスライドや具体的な数字を入れる
の4つのステップを大切にすると、まずまずのプレゼンテーションに仕上がると思います。
3. スライドは少し多めに準備する
7分や10分の時間をきっちり満たすような枚数のスライドを目標にして作っていくよりも、実際に必要な枚数よりも少し多めに作っていくと良いです。
そうすることで、発表の日時が近づいてきて最終版で使いたいデータを入れ替えたり、取捨選択したり、とシンプルにしていく過程がとても楽になります。
また少し余分になった分のスライドは、プレゼンの本編の後にバックアップスライドとしてまとめておくと、質疑応答の際にバックアップを使って返答・説明が出来るので便利です。
スライドの枚数をきっちりと短い発表時間に合わせて作っていると、発表の日が近づいてきた時に急いで新しいスライドを作らないといけない状況になると思います。そうなると、質の高いスライドが出来上がらず、結果的に質の高いプレゼンテーションには届かないかもしれません。
4. 視覚的なスライドを作る
発表時間の短いプレゼンテーションの場合、言いたいこと・結果1つに対して使えるスライドやデータはだいたい1つもしくは2つだと思います。
そんな少ない枚数のスライドで効果的に聴衆の人達に理解してもらうのはかなり大変です。ましてや、初見の人が多い環境のプレゼンテーションではなおさら大変です。
ですので、少ない枚数のスライドやデータで相手に理解してもらうためには、相手にスライドの文字ばかり読ませるのではなく、視覚的にしっかりと訴えるスライドを作る必要があります。
詳しくは、“プレゼンテーションのスライドを視覚的に作り変えるための5つのポイント“を参照してもらいたいですが、視覚的なスライドを作るには以下の項目を気をつけるのが良いです。
- 文字数減らす
- 統一したスタイルの図・色を使う
- 具体的な数字を入れてインパクトを上げる
- スライド内の説明の順番の流れを統一する
- 時にはアニメーションを有効活用する
5. 文字数を減らす
視覚的・具体的なスライドが出来上がってきたら、次はスライド内の余分な文字を削ることを意識していきます。
先程も述べたように、聴衆の人達が文字を追うのに必死になってしまうとせっかく作り上げたストーリー・メッセージが聴衆の人達に伝わない可能性が高くなってしまいます。
そうならないためにも、スライド内の文字数は極力減らして、自分のスピーチ+スライドから視覚的に得られる情報に聴衆の人たちが集中してもらえるようにする方がベターです。
自分のスピーチのカンペになっているような文章、スライドのタイトルと重複している文章、などはまず優先的に削っていける文字になります。そうやって文字を減らしていくとスライド内にスペースが生まれてくるので、そこに図を捕捉するような具体的な数字や矢印などを入れていくとスライドが視覚的・具体的になっていきます。
6. 最適かつ最小枚数のスライドを選択する
少し多めにスライドを作ったら、その手持ちのスライドの中から最終的に決めたメッセージ・ストーリーを効果的に伝えることができる最適なスライドを選択します。
ここで少し多めにスライドが用意してあると、いろいろな構成やスライドの順番を試したりすることができてきます。
短い発表時間のプレゼンテーションでは、プレゼン内容をしっかりと伝えようとどうしても多くのスライドを詰め込んで早口でスピーチをしてしまいがちです。
しかしスライドが多すぎて大事な部分もサラッと流してしまうのはとても勿体無いので、スライドの枚数は最小限+最適なものをチョイスして本当に大事な部分は丁寧に説明する方が聴衆の人達に理解してもらえるのではと思います。
7. 早口にならない量のスピーチになるように調整して練習する
最適なスライドを選抜してスライドの枚数を最小限にすることに関連しますが、スライドの量が多くてカバーしなければならない内容が多いと、どうしても焦って早口になってしまうことは多いと思います。
なので先ほど述べたように、スライドの枚数を最低限の枚数に抑え余裕を持ってスピーチを行うほうが聴衆の人達の理解度は確実に高くなると思います。
最後に、プレゼンテーションの練習を納得いくまで行います。練習で出来ないことは本番でもできないので、練習あるのみです。
プレゼンテーションの効率的な練習方法に関しては、“本番までにプレゼンテーションをきっちり仕上げるための練習方法“を合わせて読んでみて下さい。
まとめ
- メッセージを1つに絞りシンプルなストーリーを作り、視覚的なスライドで伝える
- スライド枚数は少し多めに準備して、最後に最適なものを選抜して最小限の枚数にする
- スライドの枚数・文字数を減らし、早口にならない程度のボリュームにおさめる
- 最後は練習、練習、練習
発表時間が短いため説明できる範囲や提示できるデータに制限がある分、発表時間が長いものよりもプレゼンテーションとしては難しい気もしますが、『シンプル』を心がけると何度かプレゼンをこなすうちに上手くできるようになると思います。
プレゼンテーション全般の構成などに関してのポイントは、“英語が苦手だからこそ上達させたいプレゼンテーションの構成とポイント”を併せて読んでみて下さい。
最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
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