こんにちは、masayaです。
仕事や実験などの作業効率が向上すれば、限られた時間でいつもよりも10%多い作業をこなしたり家に早く帰れたりと良いことしかありません。
アメリカへ留学直後はまだまだ日本時代のスタイルで仕事をしていましたが、英語うんぬんではなく全く作業の量・質ともに適応できていませんでした。
ポスドクトレーニング期間中は、否応なしにアメリカの速い環境への適応を迫られていました。この時に習慣化させた作業効率の向上のための習慣は、今でも仕事をする上でとても助けられていると実感しています。
今回は、そんなポスドク時代に習慣化させた『作業効率を向上させるための9+αの習慣』についてまとめてみました。
1. 作業効率の向上のメリット
作業効率を向上させることができれば基本的にはメリットがたくさんあります。
- 生産性の向上
- 時間の節約
- 信頼の獲得
- 家族と過ごせる時間の増加
- などなど
仕事や実験などの作業効率が向上すれば、限られた時間でいつもよりも10%多い作業をこなせたり早く仕事が片付けられて時間の節約が出来るなど生産性は向上します。
また生産性向上で仕事を多くこなせてくると、ボスやマネージャーからの信頼も獲得しやすくなってきます。
こうした作業効率の向上により節約できた時間を何かの勉強時間に充てたり、家に早く帰って家族と過ごす時間に充てることができると、時間の使い方としてはとても有意義になっていきます。
2. 作業効率の向上のための9+αの習慣
2-1. 毎日のTo-Do-Listの作成
日本にいる時もTo-Do-Listは作っていましたが、アメリカに来てからはより入念に毎日帰る前に明日の作業内容を考えながらTo-Do-Listを作成するようになりました。
To-Do-Listを作成することで、
- 翌日のやらなければいけない事
- 逆に、やる必要のない事
がハッキリとわかるので、次の日にやるべき事に集中して余計な事に脱線しないで済むようになります。またやらなければいけない作業の漏れが無くなるので、スケジュール通りに仕事やプロジェクトを前に進めていけるようになります。
この時大事なのは、やる必要のない事をリストに入れ過ぎて自分に余計なプレッシャーを与えすぎない事だと思います。
To-Do-Listの作り方にも色々と好みがあると思いますが、大きく分けて2つあると思います。
- 上から下へ優先順位順にリストを作る
- 上から下へ朝から取り掛かる作業順にリストを作る
どちらでも作業効率をアップさせてくれると思いますが、個人的には②の時系列順にリストを並べる方を好んで使っています。
とある日のTo-Do-Listの例
- グループミーティング, 9-10am, room A1
- Xのタイムコースのアッセイ
- セミナー, 12-1pm, room A2
- プロジェクトYのミーティング, 3-4pm
- タンパク質Zの精製バッファーの作成
ここで大事なのは前日のTo-Do-Listで作った作業が終わったら、✔️を入れたり線で消していくことです。こうすると作業を終えた満足感が得られて気持ち良くなれます。
毎日の小さな達成感を自分に与えるのも仕事のモチベーションを維持するのにはとても大切なことです。
2-2. 中長期プランの作成
To-Do-Listが毎日の短期プランであるのに対して、中長期プランは週レベルもしくは月レベルの少し長いスパンでのプランを作る事です。
中長期プランの作成により仕事・プロジェクトの方向をしっかりと目標に向けることが出来るようになり、目標の達成のために必要なこと・不必要なことを分かりやすく可視化することが出来るので、本来の進むべき方向性からの脱線を防いでくれます。
もちろん日レベルの結果により週レベル月レベルのプランや作業の優先順位も変わってくるので、そういう場合は勿論フレキシブルにプランを変更していきます。
また中長期プランを設定することで締め切りを意識することも出来るので、日レベルの仕事・作業にもより集中力を持って取り組めます。
2-3. タイムリーにメールの返信
返信を必要とするEメールは少ない人だと1日1回、多い人だと10件以上は受け取るのではないかと思います。これら返信を必要とするメールの返信を先送りしていると、翌日の作業が増えたり、最悪そのまま放置して忘れ去ってしまうかもしれません。
そうならないためにも、メールの返信は出来るだけタイムリーに行うと次の日へ仕事を繰り越さずに作業効率を向上させることが出来ます。
すぐ返信できるメールは即返信
またタイムリーにメールの返信をする事で、あなたの返事(判断や意見)を待っていた相手の待ち時間を減らし、相手の作業効率もアップするはずです。
2-4. ファイル整理
以前の投稿“3分以内に目的のファイルを探し出すためのデータ・ファイル整理の3つのポイント“でも紹介したように、
- ファイルの名前付け用の自分ルールを決める
- 自分のイニシャルをファイルの名前に入れる
- 使いやすいフォルダーのグループ分け
など、目的のファイル・データへ直ぐに辿り着けるようにしておくことで、ファイル検索に使う時間を節約して作業効率が確実にアップします。
特に、ファイル名にイニシャルを入れるメリットは、自分が送ったファイルを相手(同僚・ボスなど)が検索する時に、イニシャルを検索キーワードに使って探すのに役に立つのでお勧めです。
2-5. データベースの作成
同じく、“3分以内に目的のファイルを探し出すためのデータ・ファイル整理の3つのポイント“でも触れたように、自前で作成した試料・データへすぐにアクセス出来る『データベース』を作っておくと、いざ既に作成した試料・データを探す際にすぐにたどり着けて時間の節約 (作業効率の向上)に繋がります。
また自前のデータベースを作っておくと、卒業や転職などの人の入れ替えの時にも試料・データのスムーズな引き継ぎが出来るのもメリットの一つです。
2-6. 作業の重複を避ける
プロトコール(作業手順)が同じで今日やる作業と明日やる作業ある場合は、作業の重複を避けて一つの日にサンプル数をまとめて行った方が、至急の場合を除いて、時間の節約(作業効率の向上)に繋がります。
例: 同じプロトコールの2回の作業を1回にまとめる
月曜日 – 2個の試料の解析
水曜日 – 3個の試料の解析
↓
水曜日 – 5個の試料の解析
上の例では、月曜日の2個の試料の解析をまとめて水曜日に行うこと、作業の重複を避けて月曜日に作業時間を節約出来た事になります。
こういった具合に、次の日などにまとめて行える作業まとめてしまい、作業の重複を避けることで作業効率は向上します。
2-7. 必要時間・待ち時間を考えて並列作業を行う
ある程度仕事に慣れてくると、慣れてきた作業に必要な時間や待ち時間が分かってくると思います。作業のルーティーン化です。
そういった必要時間・待ち時間が分かれば、1つの作業中に出来る空き時間に効率的に2つ目に作業、3つ目の作業なんかを入れていって1つ目の作業をあまり疎かにすることなく複数の並列作業をこなし、作業効率を上げることが出来るようになってていきます。
慣れないうちはあまり並列作業化させずに、1つの仕事を丁寧に仕上げていくことも大切です。
注意点としては、初めて教わる事や初めてトライしてみる作業の時は、並列作業を行わないで初めて教わる事を身につけることに集中した方が良いと思います。作業のルーティーン化は慣れていけば身につくので、まずは初めての作業・技術の習得に専念する方が長期的にみて効率がいいです。
2-8. 朝1番にチームメンバーと会話する
仕事をする上では同僚などとチームを組んで仕事をする経験は、難しい課題にチャレンジしていかなければならない状況の中で今後ますます増えていくかと思います。
ポスドク時代の仕事も同僚3人と濃密なコミュニケーションを取って行っていく必要がありました。強力な競合先がいて限られた時間で成果を上げなければならない状況の中、同僚と同じ方向を向いて (we are on same page) 仕事に取り組むことは不可欠でした。
そういった状況下で、脱線せずに常に優先度の高い作業を毎日決断、時には優先度をフレキシブルに変更できていったのは、毎朝3分程度顔を合わせて話し合いをしていたからだと思っています。
朝のちょっとした時間で、昨日のデータの話し合いや試料調製の進捗状況を話し合っていたからこそ、プロジェクト全体の進捗を常に頭に入れて仕事が出来ていましたし、急なプランの変更にも速やかに対応して効率的に仕事が出来ていたと今でも感じています。
チーム全体の作業効率の向上させる上で、この朝の本当にちょっとした時間の話し合いは同じ方向を向いて仕事をする上でとても大事だと思います。
2-9. 諦めも肝心
プロジェクトも中長期プラン通りに上手く行けば最高ですが、もちろんプラン通りに行かない場合も多々あります。というか上手く行かない場合の方が多いと思います。
そんな時は『諦めるという決断を下す』という判断をするのも、長い目で見た時に効率を上げるためにはとても大切です。
例えば今進んでいる方向(プランA)がダメそうな可能性が高まっていて、他のプランB、プランCがある時には、結局上手くいかないプランAで、貴重なチームや自身の時間(リソース)を浪費するのは勿体ないです。
そういった失敗しそうなシナリオが見えてきたなら、最終的に上手くいきそうにないプランAを諦めて成功の可能性が高いプランBやプランCをスタートする方が合理的です。
自身の経験を振り返ってみて、
- 単独で仕事をするのが好きなタイプ
- チームメンバーやボスにすら進捗を教えたがらないタイプ
- 夜型で昼にあまり顔を合わさないタイプ
などのタイプの方は、上手く行かない道を突き進んでいることに気づかない事が多い印象を持っています。
こんな時こそ、ボス・マネージャーの『マネージメント』の出番だと思います。ボス・マネージャーが脱線している方としっかりとミーティングをして現状を正確に把握して、誤った道から正しい方向に戻してあげることがとても大切なことだと思います。
これまで進めてきたプランを諦めるのは精神的になかなかタフな決断ですが、『諦めるという決断を下す』という判断をすることは長い目で見た時に効率を上げるためにはとても大切です。
2-9+α. 家族の写真を飾る
アメリカに来て文化の違いを感じるのが、皆さん『オフィスに家族の写真を飾っている』ことだと思います。
最初はただ単に家族を大事にしているからだと思っていましたが、自分も家族に写真を飾っているうちに家族の写真を見ていると『早く家に帰りたい』と感じるようになり、早く仕事を片付けて17時前後には帰るようになりました。
(ポスドクの頃は思っていても実行するのは難しかったですが…)
家族の写真を飾っておくことは、作業効率を上げて早く仕事を終わらせて早く家で家族の時間を楽しみたいという気分を刺激してくれる効果があると、個人的には思っています。
まとめ
- To-Do-List、中長期プランなどの計画面での工夫をして本筋からの脱線を防ぐ
- 時には戦略的に諦めることも大事
- 朝一の会話、メールのタイムリーな返信など出来ることを後回しにしない
- 作業の重複をなくし、並列作業化して作業効率を上げる
- パソコン内にデータ・ファイル整理、データベース作成は時間の節約に効果大
紹介した9+αの習慣はどれもちょっとしたことですが、ちょっとした違いが作業効率を向上させてくれるので是非取り入れてみてください。そして家族や友人など大切な人との時間を楽しんで下さい。
そのためにもオフィスに家族の写真を飾りましょう。
ミーティングの効率を上げるための準備のポイントは、“ミーティング・進捗報告を有意義+ボスをハッピーにするための5つのポイント”を合わせて読んでみてください。
最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
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